Vélo de fonction en entreprise : le guide pour les employeurs

Le vélo de fonction est un vélo mis à disposition d’un salarié par son employeur, pour ses trajets professionnels comme personnels. Pour l’entreprise, il ouvre droit à des avantages fiscaux : une réduction d’impôt sur les sociétés, une TVA récupérable et un forfait mobilités durables exonéré. Ce guide explique le dispositif, ses atouts et les étapes pour équiper vos salariés sur la métropole lilloise.

Points-clés à retenir

Le vélo de fonction sert aux trajets professionnels et personnels du salarié.
L’entreprise peut bénéficier d’une réduction d’impôt sur les sociétés au titre de la mise à disposition de vélos.
La TVA sur les vélos d’entreprise est désormais récupérable, sous conditions.
Le forfait mobilités durables complète le dispositif avec un plafond exonéré de cotisations.
Mettre des vélos à disposition s’inscrit dans une démarche de mobilité durable et d’attractivité employeur.

Qu’est-ce qu’un vélo de fonction ?

Le vélo de fonction est mis à disposition d’un salarié de façon durable, avec un usage à la fois professionnel et privé. Il se distingue du vélo de service, réservé aux déplacements pendant le temps de travail.

Concrètement, l’employeur :

finance l’achat ou la location des vélos ;
les confie à ses salariés pour leurs trajets, y compris domicile-travail ;
prend en charge l’entretien, selon les modalités choisies.

Cette mise à disposition fonctionne comme la voiture de fonction, mais avec un coût et une empreinte carbone bien moindres. Elle répond à une demande croissante de mobilité douce chez les salariés.

Les avantages fiscaux pour l’entreprise

C’est l’atout principal du dispositif. Plusieurs leviers fiscaux réduisent le coût réel d’une flotte de vélos.

La réduction d’impôt sur les sociétés

Les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés peuvent déduire une partie des frais engagés pour mettre gratuitement des vélos à disposition de leurs salariés. La réduction porte sur un pourcentage de ces frais, dans le cadre prévu par le Code général des impôts.

elle s’applique aux vélos mis à disposition pour les trajets domicile-travail ;
le dispositif a été prolongé par la loi de finances ;
une flotte prise en location doit en général l’être pour une durée minimale.

Les modalités exactes évoluent avec les lois de finances. Vérifiez le taux et les conditions en vigueur auprès de l’administration ou de votre expert-comptable avant de vous engager.

La TVA récupérable sur les vélos

Bonne nouvelle pour les employeurs : la TVA devient récupérable sur les vélos d’entreprise, sous réserve de respecter les conditions fixées. Cette évolution allège encore le coût d’acquisition d’une flotte.

La récupération de TVA suppose un usage cadré et une mise à disposition conforme aux règles. Là encore, un point avec votre comptable sécurise le montage.

Le forfait mobilités durables

En complément du vélo de fonction, l’employeur peut verser un forfait mobilités durables (FMD) à ses salariés qui viennent travailler à vélo. Ce forfait est exonéré de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite d’un plafond annuel.

le plafond d’exonération est relevé lorsque le forfait se cumule avec la prise en charge d’un abonnement de transport ;
il couvre le vélo personnel comme d’autres modes durables ;
il se cumule avec la mise à disposition de transports en commun.

Le FMD encourage la pratique sans alourdir la masse salariale. Les montants de plafond étant réévalués régulièrement, appuyez-vous sur les barèmes officiels en vigueur.

Avantage en nature et usage personnel

L’usage personnel d’un vélo de fonction constitue en principe un avantage en nature. La réglementation prévoit un traitement favorable pour le vélo, afin d’encourager ce mode de déplacement.

l’avantage lié à l’usage privé peut être exonéré de cotisations sous conditions ;
l’exonération suppose le respect des règles fixées par l’URSSAF, l’organisme qui recouvre les cotisations sociales ;
une convention de mise à disposition clarifie les droits et obligations.

Ce cadre rend le vélo de fonction simple à gérer en paie, à condition de bien documenter le dispositif. Renseignez-vous sur les conditions à jour avant le déploiement.

Comment mettre en place une flotte de vélos

Équiper ses salariés se prépare en quelques étapes. Une démarche structurée sécurise le budget et l’adhésion des équipes.

évaluer les besoins : nombre de salariés concernés, types de trajets, modèles adaptés ;
choisir entre achat et location longue durée, selon votre trésorerie ;
retenir un prestataire qui gère vélos, entretien et maintenance ;
formaliser une convention de mise à disposition avec chaque salarié ;
communiquer en interne pour encourager l’usage.

La location longue durée séduit beaucoup d’entreprises : elle lisse le coût et délègue l’entretien. L’achat reste pertinent pour une petite flotte que vous gardez longtemps.

S’inscrire dans une démarche de mobilité

Le vélo de fonction prend tout son sens dans une politique de mobilité plus large. Sur la métropole lilloise, les employeurs qui atteignent le seuil légal de salariés sur un même site sont tenus d’élaborer un plan de mobilité employeur.

Mobilimel recense plus de 140 solutions de mobilité, dont des dispositifs utiles aux entreprises et à leurs salariés. Vous pouvez explorer les solutions de mobilité de votre territoire ou rencontrer un conseiller mobilité pour construire une offre adaptée à votre entreprise.

Le vélo de fonction, un levier pour l’entreprise

Le vélo de fonction permet à une entreprise d’équiper ses salariés tout en réduisant son coût grâce à la réduction d’impôt, à la TVA récupérable et au forfait mobilités durables. Le bon réflexe est de vérifier les montants et conditions à jour, puis de structurer la mise en place avec une convention claire. Pour aller plus loin, regardez les dispositifs mobilité de votre territoire et l’appui d’un conseiller.

FAQ : Vélo de fonction en entreprise

Qu’est-ce qu’un vélo de fonction ?

C’est un vélo mis à disposition d’un salarié par son employeur, pour ses trajets professionnels et personnels. Il se distingue du vélo de service, réservé aux déplacements pendant le temps de travail.

Quels avantages fiscaux pour l’entreprise ?

Une entreprise à l’impôt sur les sociétés peut déduire une partie des frais de mise à disposition de vélos. La TVA est par ailleurs récupérable sous conditions, et le forfait mobilités durables bénéficie d’une exonération plafonnée.

Le vélo de fonction est-il un avantage en nature ?

L’usage personnel constitue en principe un avantage en nature, mais le vélo bénéficie d’un traitement favorable. L’avantage peut être exonéré de cotisations sous les conditions fixées par l’URSSAF.

Comment équiper ses salariés en vélos ?

Évaluez les besoins, choisissez entre achat et location longue durée, retenez un prestataire pour l’entretien, puis formalisez une convention de mise à disposition. Un conseiller mobilité peut vous accompagner dans la démarche.